Цифровизация процесса закупок и управленческого учёта крупнейшего ЕРСМ-подрядчика «ЗАВКОМ-ИНЖИНИРИНГ»
2023
«ЗАВКОМ-ИНЖИНИРИНГ» — один из ведущих ЕРСМ-подрядчиков в России. Предоставляет услуги по комплектной поставке высокотехнологичных и энергоэффективных промышленных установок и оборудования для нефтехимической, биотехнологической, пищевой и фармацевтической промышленности. За 10 лет на мировом рынке «ЗАВКОМ-ИНЖИНИРИНГ» произвел более 8 тыс. единиц оборудования и неоднократно стал экспортёром года.
Отрасль
Промышленный инжиниринг
Что предстояло сделать?
Проблема
До обращения в нашу компанию клиент уже использовал облачную версию Битрикс24 довольно активно: для ведения продаж, проектирования, закупок оборудования, бухгалтерии и HR. Расчёты по закупкам производились в таблицах excel: много времени уходило на сведение данных и заведение их в «1С: Комплексная автоматизация». С ростом бизнеса функционала стало не хватать: потребовалось расширение, дополнительная автоматизация и ряд доработок.
Мы проанализировали бизнес-требования заказчика и предложили перейти на коробочную версию Битрикс24 лицензии «Корпоративный портал» на 250 пользователей. Использование этой версии значительно расширит цифровые возможности предприятия: открытый исходный код программы позволит доработать портал под любые задачи, а размещение на корпоративном сервере повысит уровень безопасности данных и избавит от проблемы с нехваткой места на диске.
Задачи
Перед специалистами digital-агентства «Vedita» стояла большая задача по переводу «ЗАВКОМ-ИНЖИНИРИНГ» с облачного Битрикс24 на коробочную версию лицензии «Корпоративный портал 250». Было важно упростить заказчику закупки оборудования у разных поставщиков, систематизировать информацию о закупаемой номенклатуре, настроить отслеживание платежей и автоматическое формирование отчётности. Кроме того, нам предстояло цифровизировать в компании управленческий контроль и бухгалтерию, автоматизировать расчёт зарплат и премирование сотрудников исходя из выполненных задач.
Перенос корпоративного портала с облачной на коробочную версию Битрикс24
ход работ 01
Переход на коробочную версию Битрикс24 потребовался в «ЗАВКОМ-ИНЖИНИРИНГ» в связи с переходом предприятия на новый этап развития. Digital-агентство «Vedita» является золотым сертифицированным партнёром компании Битрикс24, а наши профессиональные компетенции по работе с коробочной версией подтверждены сертификатами наших разработчиков. Мы быстро и качественно произвели перенос данных корпоративного портала из облачной версии в коробочную: перенесли проекты, контрагентов, процессы и пригласили сотрудников.
Смарт-процесс «Проекты»
ход работ 02
Закупка оборудования в компании «ЗАВКОМ-ИНЖИНИРИНГ» состоит из множества стадий: от формирования поставки до отслеживания платежей. На менеджеров ложится большая нагрузка по контролю закупок от разных поставщиков. Для упрощения работы сотрудников заказчика, мы реализовали в Битрикс24 три связанных смарт-процесса: «Проекты», «Закупка оборудования» и «Платежи по закупке».
Автоматизация начинается в смарт-процессе «Проекты». Здесь отображается перечень заказчиков, ответственные сотрудники, номера и даты контрактов, стадии.
Автоматизация начинается в смарт-процессе «Проекты». Здесь отображается перечень заказчиков, ответственные сотрудники, номера и даты контрактов, стадии.
Автоматизация закупки оборудования
ход работ 03
В карточке каждого проекта есть вкладка «Закупка оборудования». Это тоже смарт-процесс. В нём отображаются все товары, которые компания закупает в рамках определённого проекта. Менеджер в Битрикс24 ставит задачу на составление ТЗ по закупке, а после получения указывает в карточке тип оборудования, материал, название и другие характеристики товара. Далее закупка проходит разные стадии: запрос ТКП, согласование техники, согласование и подписание договора, готовность оборудования, отгрузка, прибытие на склад, доставка.
Стадии, на которых находятся закупки, наглядно представлены на канбан-доске и в каждой карточке. Это позволяет контролировать все процессы легко, быстро и без лишних документов. Упрощение работы вашего бизнеса — наша сильная сторона.
Стадии, на которых находятся закупки, наглядно представлены на канбан-доске и в каждой карточке. Это позволяет контролировать все процессы легко, быстро и без лишних документов. Упрощение работы вашего бизнеса — наша сильная сторона.
Отслеживание платежей по закупкам и автоматическая отчётность
ход работ 04
К смарт-процессу «Закупка оборудования» привязан смарт-процесс «Платежи». Это завершающая стадия иерархии по автоматизации закупок. Здесь отображаются данные по оплатам каждого конкретного элемента оборудования. В карточке хранится вся информация, сроки и история платежа. В случае задержек или форс-мажоров, система уведомляет менеджеров и руководство.
Процессы закупки в «ЗАВКОМ-ИНЖИНИРИНГ» теперь находятся под чутким контролем! Система автоматически предоставляет excel-отчёты, в которые подтягивается информация по оборудованию и платежам. Для наглядности мы настроили цветовую идентификацию: выделяются закупки, по которым не указаны сроки поставки или эти сроки уже нарушены. Решение позволяет сразу видеть все проблемы и быстро на них реагировать.
Процессы закупки в «ЗАВКОМ-ИНЖИНИРИНГ» теперь находятся под чутким контролем! Система автоматически предоставляет excel-отчёты, в которые подтягивается информация по оборудованию и платежам. Для наглядности мы настроили цветовую идентификацию: выделяются закупки, по которым не указаны сроки поставки или эти сроки уже нарушены. Решение позволяет сразу видеть все проблемы и быстро на них реагировать.
Интеграция с «1С:Комплексная автоматизация» методами REST API
ход работ 05
Чтобы избавить сотрудников «ЗАВКОМ-ИНЖИНИРИНГ» от необходимости работать с двумя программами, мы реализовали для них удобный инструмент для работы с данными о товарах: разработали специальный модуль, который позволяет базе 1С подключаться к Битрикс24 по REST API. Теперь информация о новой, обновлённой и удалённой номенклатуре автоматически синхронизируется в двух системах.
Это решение упрощает работу с данными и позволяет оперативно получать актуальную информацию о товарах. Теперь сотрудникам не нужно вручную переносить данные — всё происходит автоматически и без лишних усилий
Это решение упрощает работу с данными и позволяет оперативно получать актуальную информацию о товарах. Теперь сотрудникам не нужно вручную переносить данные — всё происходит автоматически и без лишних усилий
Автоматизация работы с номенклатурой
ход работ 06
Наша экспертность и комплексный подход к автоматизации позволили автоматизировать процесс актуализации номенклатуры в компании «ЗАВКОМ-ИНЖИНИРИНГ».
Теперь при получении данных от Битрикс24 система автоматически проверяет, есть ли соответствующая номенклатура в базе 1С. Если товар новый, система создаёт его в справочнике «Номенклатура». Если товар уже существует в базе, система обновляет его данные. В случае удаления позиции из Битрикс24 система самостоятельно удаляет её из базы 1С, поддерживая актуальность информации. Это ещё больше упрощает работу с номенклатурой и повышает эффективность бизнес-процессов.
Теперь при получении данных от Битрикс24 система автоматически проверяет, есть ли соответствующая номенклатура в базе 1С. Если товар новый, система создаёт его в справочнике «Номенклатура». Если товар уже существует в базе, система обновляет его данные. В случае удаления позиции из Битрикс24 система самостоятельно удаляет её из базы 1С, поддерживая актуальность информации. Это ещё больше упрощает работу с номенклатурой и повышает эффективность бизнес-процессов.
Синхронизация 1С и Битрикс24 по расписанию
ход работ 07
Мы внедрили в системы заказчика функционал, который позволяет регулярно синхронизировать данные между 1С и корпоративным порталом на Битрикс24. Теперь информация обновляется в реальном времени. Сотрудники могут быть уверены в актуальности данных.
Специалисты «Vedita» настроили регламентное задание, которое автоматически запускает процесс синхронизации по заранее заданному расписанию. Важно, что сотрудники «ЗАВКОМ-ИНЖИНИРИНГ» могут самостоятельно и легко настроить расписание в пользовательском режиме — это удобно и не требует специальных знаний.
Специалисты «Vedita» настроили регламентное задание, которое автоматически запускает процесс синхронизации по заранее заданному расписанию. Важно, что сотрудники «ЗАВКОМ-ИНЖИНИРИНГ» могут самостоятельно и легко настроить расписание в пользовательском режиме — это удобно и не требует специальных знаний.
Автоматизация управленческого учёта
ход работ 08
После обращения в digital-агентство «Vedita», компания «ЗАВКОМ-ИНЖИНИРИНГ» получила возможность более эффективно управлять работой сотрудников. Теперь руководители отделов могут отслеживать, сколько времени сотрудники тратят на задачи, учитывать переработки и рассчитывать плановую заработную плату. Для этого разработан специальный отчёт, который собирает данные из справочников Битрикс24 и учитывает информацию о задачах сотрудников.
Для каждого сотрудника рассчитывается процент времени, которое он потратил на задачи и проекты, исходя из нормы 165 рабочих часов в месяц. Также учитывается время, проведённое в отпуске, переработки. Базовые значения заработной платы фиксируются в отдельном списке, который ведется по каждому отделу. Благодаря этому функционалу руководству больше не нужно ничего рассчитывать вручную. Всё прозрачно и доступно.
Для каждого сотрудника рассчитывается процент времени, которое он потратил на задачи и проекты, исходя из нормы 165 рабочих часов в месяц. Также учитывается время, проведённое в отпуске, переработки. Базовые значения заработной платы фиксируются в отдельном списке, который ведется по каждому отделу. Благодаря этому функционалу руководству больше не нужно ничего рассчитывать вручную. Всё прозрачно и доступно.
Результаты работы
До обращения к нам, процесс закупки в «ЗАВКОМ-ИНЖИНИРИНГ» сопровождало множество excel-документов, которые приходилось заполнять вручную. Рутина отнимала много времени, допускались ошибки по невнимательности. Наши специалисты упростили этот процесс с помощью 3 связанных смарт-процессов в Битрикс24, интегрированных с 1С. Сотрудники компании теперь могут сосредоточиться на важных задачах, ведь рутинные процессы автоматизированы. Это повышает общую продуктивность и помогает компании эффективнее достигать целей.
Сегодня компания экономит порядка 100 чел./часов в квартал на рутинных операциях и ведении excel-таблиц. Нивелированы ошибки из-за «человеческого фактора». Автоматизация — ключ к успеху в бизнесе, а эксперты «Vedita» всегда готовы подобрать решение индивидуально под вашу нишу.
Сегодня компания экономит порядка 100 чел./часов в квартал на рутинных операциях и ведении excel-таблиц. Нивелированы ошибки из-за «человеческого фактора». Автоматизация — ключ к успеху в бизнесе, а эксперты «Vedita» всегда готовы подобрать решение индивидуально под вашу нишу.
Услуги
Внедрение 1С
Внедрение и интеграции Битрикс24
Отзывы
Лицензии и ПО
Комплексные ERP-решения (в т.ч. производство)
от 94 700 ₽
Коробочная версия Битрикс24
349 000 ₽
Похожие проекты
Разработка сайтов, 1C
«Marc&André» — европейский бренд женского белья, купальников и домашней одежды. Компания начала свою историю во Франции в 1985 году. «Marc&André» сотрудничает с домами моды и мировыми fashion-агентствами. Их коллекции уникальны, женственны и оригинальны. Люксовую продукцию компании поставляют в 32 страны по всему миру.