Внедрение Битрикс24 в работу ведущего российского производителя беспилотников
Ведущий отечественный производитель беспилотных технологий для профессионалов. Группа компаний выпускает беспилотные авиационные системы, малые космические аппараты, авионики, средства беспилотной связи. Предоставляет услуги по аэросъёмке и организует шоу дронов. Продукцией и услугами данной компании пользуются более чем в 50 странах мира.
Отрасль
Промышленность и производство, Промышленный инжиниринг
Что предстояло сделать?
Проблема
Представители компании обратились в «Vedita» с действующим корпоративным порталом на Битрикс24, который со временем перестал соответствовать их бизнес-требованиям. Во-первых, отсутствовала автоматизация в отделе продаж: менеджеры вручную вели учёт лидов и сделок, поэтому не могли эффективно контролировать воронку продаж — теряли клиентов. Во-вторых, в компании отсутствовала единая система учёта заказов и контроля сроков изготовления оборудования, что порой создавало кризисные ситуации. Кроме этого, составление коммерческих предложений и ведение отчётности занимало слишком много времени. Клиент понимал необходимость трансформации, но не мог останавливать работу компании даже на время улучшений.
Задачи
В связи с невозможностью приостановить работу действующего Битрикс24, принято решение внедрять новый корпоративный портал, чтобы никак не мешать текущей работе компании. Специалистам «Vedita» предстояло подобрать и развернуть подходящую для клиента редакцию Битрикс24. Далее оптимизировать работу отдела продаж, автоматизировать документооборот и планирование производства, внедрить ряд бизнес- и смарт-процессов, провести интеграции с телефонией и почтовыми сервисами.
Подбор оптимальной версии и редакции Битрикс24
ход работ 01
Digital-агентство «Vedita» — золотой сертифицированный партнёр компании Битрикс24. За 14 лет работы в индустрии мы реализовали более 400 проектов, поэтому точно знаем, как Битрикс24 может помочь вашему бизнесу. Для компании Заказчика мы подобрали коробочную версию редакции «Корпоративный портал» на 50 пользователей. Коробочный Битрикс24 предоставляет большой набор возможностей для нестандартной автоматизации, которая как раз требовалась нашему заказчику.
Создание иерархической структуры компании и настройка прав доступа
ход работ 02
Перед началом работы с новым порталом на Битрикс24 мы отразили в нём иерархическую структуру организации. Это позволило визуализировать отделы внутри компании, добавить сотрудников в соответствующие подразделения и назначить руководителей. В дальнейшем такое деление позволило легко и быстро управлять доступами к информации в зависимости от ролей и обязанностей сотрудников.
Структура компании гибкая и адаптивная: чтобы добавить новый отдел или внести какие-то изменения в существующий, не требуются специальные навыки. Функционал доступный и понятный.
Структура компании гибкая и адаптивная: чтобы добавить новый отдел или внести какие-то изменения в существующий, не требуются специальные навыки. Функционал доступный и понятный.
Настройка воронки лидов и автоматизация роботами
ход работ 03
CRM Битрикс24 — самая удобная система для ведения продаж. Чтобы лиды из разных источников не терялись, важно собирать их в одном месте. Для этого мы настроили воронку, по которой менеджер обрабатывает каждого потенциального клиента по чётко определённым стадиям воронки: «Лид не обработан», «В работе», «Формирование ТКП», «Согласование ТКП», «КП согласовано (качественный лид)» / «Некачественный лид».
Для каждой стадии настроена дополнительная автоматизация роботами. Например, когда лид переходит на стадию «В работе», робот изменит поле «Вероятность заключения сделки, %» в соответствии с расчётами по формуле (подробнее о расчётах расскажем далее). Также автоматически отправляются уведомления и запускаются бизнес-процессы в ответ на определённые условия.
Для каждой стадии настроена дополнительная автоматизация роботами. Например, когда лид переходит на стадию «В работе», робот изменит поле «Вероятность заключения сделки, %» в соответствии с расчётами по формуле (подробнее о расчётах расскажем далее). Также автоматически отправляются уведомления и запускаются бизнес-процессы в ответ на определённые условия.
Настройка стадий воронки Сделок
ход работ 04
Когда лид превращается в сделку, она попадает в новую воронку «Продажа техники» и идёт по нескольким этапам. Каждый этап соответствует определённому проценту выполнения, что позволяет отслеживать прогресс сделки: «Конкурс» (50%), «Заключение договора»(60%), «Производство»(70%), «Отгрузка»(80%), «Выполнение обязательств»(90%), «Сделка успешна» (100%). На большинстве этапов настроены роботы, избавляющие менеджеров от рутинных операций по согласованию.
Создание шаблонов документов с автоматическим нумератором
ход работ 05
На этапе автоматизации документооборота компании, мы перенесли шаблоны коммерческих предложений в Битрикс24 и внедрили систему для их автоматической генерации. Теперь все исходящие предложения соответствуют единому стандарту корпоративного стиля. При этом менеджеры избавлены от рутины по поиску и копированию старых документов.
Каждому коммерческому предложению автоматически присваивается уникальный исходящий номер. Система формирует его, учитывая текущий месяц и год, а порядковый номер каждого следующего документа увеличивается на единицу (например, 052024-345). Такой формат юридически верен и удобен для быстрого ориентирования среди сотен коммерческих предложений.
Каждому коммерческому предложению автоматически присваивается уникальный исходящий номер. Система формирует его, учитывая текущий месяц и год, а порядковый номер каждого следующего документа увеличивается на единицу (например, 052024-345). Такой формат юридически верен и удобен для быстрого ориентирования среди сотен коммерческих предложений.
Смарт-процесс «План производства»
ход работ 06
Digital-агентство «Vedita» — золотой сертифицированный партнёр компании «Битрикс24» с подтверждённой компетенцией в крупных корпоративных внедрениях. Вывести ваш бизнес на новый уровень с помощью грамотной автоматизации — наша главная цель. Чтобы модернизировать планирование производства в компании Заказчика , мы разработали и внедрили в Битрикс24 смарт-процесс «План производства». Он стал своего рода пунктом управления для контроля изготовления заказов. В карточки мы интегрировали все ключевые данные из коммерческих предложений и сделок. Сотрудникам не нужно прибегать к ручному вводу данных, что экономит их время и исключает ошибки.
Смарт-процесс для контроля оплаты и построения отчётов
ход работ 07
Специалисты digital-агентства «Vedita» внедрили в Битрикс24 компании Заказчика смарт-процесс «План ПДС (поступления денежных средств)». Он необходим для контроля всех ожидаемых поступлений: каждая плановая оплата отображается в виде карточки с детализацией: объект расчёта, тип и дата оплаты, общая сумма, ответственный сотрудник. Воронка процесса наглядно показывает, какие платежи находятся в работе, какие успешно закрыты, а какие просрочены.
Мы интегрировали этот смарт-процесс со сделками, чтобы общая сумма сделки и ответственный менеджер подтягивались автоматически, минимизируя ручной ввод и влияние «человеческого фактора». Важной частью системы стал бизнес-процесс, который непрерывно проверяет даты платежей. Он самостоятельно перемещает карточки между стадиями: как только наступает дата оплаты, статус меняется на «Ожидается», а при ее пропуске — на «Просрочено». Робот автоматически отправляет сотрудникам уведомления о просроченных платежах, позволяя оперативно реагировать на возникающие задержки.
Мы интегрировали этот смарт-процесс со сделками, чтобы общая сумма сделки и ответственный менеджер подтягивались автоматически, минимизируя ручной ввод и влияние «человеческого фактора». Важной частью системы стал бизнес-процесс, который непрерывно проверяет даты платежей. Он самостоятельно перемещает карточки между стадиями: как только наступает дата оплаты, статус меняется на «Ожидается», а при ее пропуске — на «Просрочено». Робот автоматически отправляет сотрудникам уведомления о просроченных платежах, позволяя оперативно реагировать на возникающие задержки.
Автоматизация контроля сроков поставки
ход работ 08
Ещё одна важная для заказчика автоматизация — напоминание о приближающейся дате поставки. Этот бизнес-процесс должен следить за дедлайнами и исключать срывы сроков. Менеджер заполняет в карточке сделки поле «Срок поставки (дней)». Далее система автоматически отслеживает прогресс: если до расчётной даты отгрузки остаётся менее 7 дней, а сделка ещё не достигла стадии «Заключение договора», запускается бизнес-процесс по отправке соответствующего уведомления менеджеру.
Специалисты «Vedita» создали для компании Заказчика функционал, который гарантирует, что ни один срок поставки не будет упущен. Обо всех дедлайнах система заблаговременно напоминает, поэтому менеджеры всегда держат ситуацию под контролем. Компания получила конкурентное преимущество — высокий уровень клиентского сервиса и способность безоговорочно выполнять обязательства в срок.
Специалисты «Vedita» создали для компании Заказчика функционал, который гарантирует, что ни один срок поставки не будет упущен. Обо всех дедлайнах система заблаговременно напоминает, поэтому менеджеры всегда держат ситуацию под контролем. Компания получила конкурентное преимущество — высокий уровень клиентского сервиса и способность безоговорочно выполнять обязательства в срок.
Внедрение CRM-аналитики для управления продажами
ход работ 09
Для прозрачности работы сотрудников и предсказуемости бизнеса мы настроили в Битрикс24 компании Заказчика инструменты CRM-аналитики. Теперь вместо разрозненных отчётов, которые ранее менеджеры заполняли вручную, автоматически формируются дашборды, которые в реальном времени обновляют ключевые показатели: от конверсии по воронкам до нагрузки и эффективности каждого менеджера.
Кроме того, система автоматически рассчитывает вероятность заключения сделки на основе формулы, где коэффициент уверенности менеджера в сделке (0,5 — нет, 1 — не знаю, 2 — да) умножается на коэффициент жизненного цикла проекта, который зависит от этапа лида или сделки.
Кроме того, система автоматически рассчитывает вероятность заключения сделки на основе формулы, где коэффициент уверенности менеджера в сделке (0,5 — нет, 1 — не знаю, 2 — да) умножается на коэффициент жизненного цикла проекта, который зависит от этапа лида или сделки.
Делегирование сущностей отсутствующего сотрудника
ход работ 10
Чтобы внутренние кадровые изменения в компании Заказчика не влияли на качество клиентского сервиса, мы внедрили механизм автоматического делегирования сущностей. Теперь при увольнении сотрудника все его сущности в Битрикс24: контакты, компании, лиды, сделки, предложения, смарт-процессы и задачи автоматически делегируются его руководителю. Система самостоятельно уведомляет руководителя и администратора портала и ставит задачу на распределение всех сущностей отсутствующего сотрудника.
Это решение обеспечивает непрерывность бизнес-процессов. Ни одна задача отсутствующего сотрудника не забудется и не потеряется.
Это решение обеспечивает непрерывность бизнес-процессов. Ни одна задача отсутствующего сотрудника не забудется и не потеряется.
Интеграция с IP-телефонией и почтой
ход работ 11
Для устранения потерь клиентских обращений и более эффективной коммуникации мы реализовали комплексную интеграцию Битрикс24 с корпоративной телефонией Asterisk и почтовыми сервисами. Системные интеграции — сильная сторона digital-агентства «Vedita». Теперь в компании Заказчика все звонки (в том числе их записи) и письма сохраняются в CRM-системе и формируют полную историю взаимодействия с клиентами. Это помогло повысить качество обслуживания: менеджер видит все предыдущие контакты с клиентом и работает с ним максимально персонализированно. Интеграции в бизнесе — залог вашей безупречной репутации.
Результаты работы
Внедрение и настройка коробочной версии CRM Битрикс24 в работу компании Заказчика позволили выстроить цифровую экосистему для ведения бизнеса. Специалисты digital-агентства «Vedita» провели комплекс работ по автоматизации ключевых процессов в компании: воронки продаж и сделок, документооборот, контроль производства, сроков и платежей, ведение отчётности.
Объёмная работа не заставила ждать результатов: обработка входящих запросов стала в разы эффективнее, отправка коммерческих предложений ускорилась, а автоматические напоминания исключили влияние «человеческого фактора» во многих важных процессах. В результате комплексной автоматизации наш Заказчик не только оптимизировал внутренние процессы, но и укрепил свою репутацию надёжного партнёра, который гарантирует клиентам соблюдение сроков и высочайшее качество сервиса. Профессиональная автоматизация, которую проводит digital-агентство «Vedita» — реальное конкурентное преимущество бизнеса.
Объёмная работа не заставила ждать результатов: обработка входящих запросов стала в разы эффективнее, отправка коммерческих предложений ускорилась, а автоматические напоминания исключили влияние «человеческого фактора» во многих важных процессах. В результате комплексной автоматизации наш Заказчик не только оптимизировал внутренние процессы, но и укрепил свою репутацию надёжного партнёра, который гарантирует клиентам соблюдение сроков и высочайшее качество сервиса. Профессиональная автоматизация, которую проводит digital-агентство «Vedita» — реальное конкурентное преимущество бизнеса.
Услуги
Внедрение и интеграции Битрикс24
Интеграции с Битрикс24
Лицензии и ПО
Коробочная версия Битрикс24
159 000 ₽
Похожие проекты
Битрикс24, 1C
«Агродинамика» — аграрная IT-компания, работающая на благо процветания Российского фермерства. Производитель оснащает сельское хозяйство системами параллельного вождения и сельскохозяйственными дронами. Такая техника автоматизирует все этапы полевых работ и минимизирует влияние человеческого фактора на работу предприятия. Более 1000 счастливых клиентов уже пользуются разработками «Агродинамики» по всей России.
Битрикс24
Студия продвижения Николая Велижанина «VELIZHANIN» является крупнейшей в СНГ компанией по продвижению бизнеса и предпринимателей на видеохостингах, в первую очередь на YouTube. Концепция работы основывается на создании экспертного контента, который со временем не теряет актуальности и привлекает клиентов. «VELIZHANIN» продюсирует 110 каналов, среди которых «Самойлова Оксана | SamKids», «Ксения Глинкина PRO Здоровье», «Станислав Черноног. Школа здоровья» и другие. Владельцы в среднем зарабатывают 3 миллиона рублей в месяц уже через год после начала сотрудничества.