8 (800) 555-14-36 бесплатно по России
+7 (495) 215-51-36 Москва
+7 (4752) 55-95-86 Тамбов

Настройка бизнес-процессов в АО «Корпорация развития Тамбовской области» и обучение персонала работе в CRM Битрикс24 от Digital-агентства VediTa

АО «Корпорация развития Тамбовской области» занимается поддержкой предпринимателей региона и помогает создавать комфортные условия для реализации инвестиционных проектов.

В «Корпорации развития» работают более 40 сотрудников, оказывая услуги бизнес-планирования, сбора информации о приоритетных направлениях развития региона и возможностях инвестирования в экономику Тамбовской области, а также оценки инвестпроектов, юридического сопровождения, кадастровых и геодезических работ, разработки проектно-сметной и градостроительной документации, в т.ч. с привлечением подрядчиков для оказания услуг инвесторам.

К удаленной работе в период пандемии 2020 года не все оказались готовы. Сокращение внутренних коммуникаций привело к усложнению рабочих процессов компаний по всей стране. Это помогло выявить "узкие места" в работе и показало необходимость развития IT-инфраструктуры внутри компаний. 

В «Корпорации развития Тамбовской области» вся работа с документацией производилась в бумажном виде, с ручным ведением журналов по входящим и исходящим документам. Согласование договоров и прочих документов вне офиса не было регламентировано. В соответствии с этим были определены следующие точки роста:

  1. Переход на электронный документооборот. 

  2. Организация общего цифрового хранилища данных с доступом для заинтересованных лиц.

  3. Автоматизация бизнес-процессов по согласованию договоров и PR-мероприятий.

Для решения поставленных задач в АО «Корпорация развития Тамбовской области» был приобретен корпоративный портал «Битрикс24», так как он позволяет эффективно выстраивать взаимодействие внутри компании, в том числе без привязки к рабочим местам. Изучив возможности системы, руководство «Корпорация развития» обратилось в Digital-агентство VediTa за помощью в настройке корпоративного портала и обучении персонала работе в нём.

На первом этапе специалисты Digital-агентства VediTa провели настройку бизнес-процессов в «Битрикс24». Аналитик VediTa Екатерина Позднякова провела интервью сотрудников «Корпорации развития», собрав исходные данные для проектирования и выстраивания алгоритмов бизнес-процессов.


Рис. 1. Пример схемы процесса в Битрикс 24

Рис. 2. Бизнес-процесс со статусами

Первоначально журнал входящей и исходящей документации создали в рамках модуля CRM, но такое решение не удовлетворило сотрудников АО «Корпорация развития Тамбовской области». В результате для решения всех поставленных задач использовали встроенные в CRM-систему «Битрикс24» инструменты универсальных списков и бизнес-процессов. С их помощью специалисты Digital-агентства VediTa выстроили последовательное согласование документов каждым участником процесса с возможностью просмотра их статусов в любой момент.

Рис. 3. Добавление договора в универсальный список

Рис. 4. Добавление мероприятия в универсальный список

Электронное согласование договоров в «Битрикс24», последовательное согласование и организация PR-мероприятий было настроено по уже проверенной схеме и не вызвало затруднений.

В мае 2021 года было проведено 3 обучения сотрудников АО «Корпорация развития Тамбовской области». Им не просто показывали возможности Битрикс24, но прежде всего показывали как упростить многие процессы, избегая ошибок, не срывая сроков и избавляя себя от монотонной и рутинной работы каждый день. Что CRM — не просто «ещё одна программа, в которой ещё нужно работать», а именно тот инструмент, который высвобождает время каждого пользователя, позволяя не делать одну и ту же работу по кругу, хранить все данные в едином месте и, если потребуется, легко делиться ими с коллегами и клиентами.